Como Automatizar o Acesso de Hóspedes Airbnb
em Condomínio Fechado

Gravado em prédios reais: os hóspedes abrem o portão do condomínio e as portas de uso comum pelo celular, sem nada instalado no portão.

O Que Muda no Aluguel por Temporada em Condomínio Fechado

Se o seu anúncio fica atrás de uma entrada compartilhada, o hóspede precisa passar pelo portão do condomínio ou pela porta do prédio antes de chegar à sua porta. A chave do apartamento é sua, mas a entrada na frente dela é de todo mundo.

Essa entrada compartilhada costuma aparecer de três formas:

• Portões na entrada de um condomínio fechado ou de um residencial, muitas vezes com teclado de senha ou porteiro eletrônico nas entradas de veículos e de pedestres.
• Portarias de prédios residenciais, onde os moradores abrem a porta da rua com chave, controle, tag ou senha.
• Entradas controladas pelo síndico ou pela administradora, que decidem quem recebe senha, controle ou cartão de visitante e, às vezes, mantêm uma portaria com porteiro.

Em todos esses casos, quem define as regras da entrada é o condomínio, e qualquer plano para deixar hóspedes entrarem precisa caber dentro delas. É por isso que as dicas de sempre sobre check-in autônomo só resolvem metade do problema. Uma fechadura inteligente na porta do apartamento não adianta nada para um hóspede que ainda está parado na calçada.

Como a Maioria dos Anfitriões Resolve Isso Hoje, e Por Que Não Funciona

Pesquise nos fóruns da Comunidade Airbnb sobre check-in em condomínio fechado e você vai encontrar a mesma pergunta repetida inúmeras vezes, quase sempre sem uma resposta útil. Na prática, os anfitriões acabam apelando para um destes três quebra-galhos.

Passar a Senha do Portão para Todos os Hóspedes

A opção mais simples é colar a senha dos moradores na mensagem de check-in. Não custa nada e funciona desde o primeiro dia. Os problemas aparecem depois. A senha fica guardada em dezenas de conversas antigas e prints de tela, e quem já se hospedou continua podendo usá-la. Os vizinhos percebem rostos desconhecidos e começam a perguntar quem tem a senha. Se o síndico trocar a senha depois de uma reclamação, o próximo hóspede chega com um número que não funciona mais. E tem regimento interno que proíbe até os próprios moradores de passar a senha para terceiros.

Ir Receber os Hóspedes no Portão

Receber cada hóspede pessoalmente é confiável, mas não escala. Voos atrasam, e uma chegada prevista para as 15h vira 23h. Se você mora longe do imóvel, acaba pagando alguém da região para fazer isso e, quando essa pessoa não pode, o hóspede fica esperando do lado de fora. Um cliente da Host Smartly descreveu exatamente essa situação antes de mudar: dependia de uma pessoa da região para abrir o portão, chegou a perder reservas quando ela não podia ir e pagava mais por essa ajuda do que paga hoje pelo software.

Sistemas de Controle de Acesso Feitos para Administradoras, Não para Anfitriões

Muitos dos primeiros resultados de busca sobre abertura automática de portão são de fornecedores profissionais de controle de acesso. Os produtos fazem muita coisa: teclados gerenciados na nuvem, leitores de cartão, portais de cadastro de visitantes. Mas foram pensados para quem é dono da entrada, normalmente uma administradora de condomínios ou o próprio condomínio. Costumam acrescentar ou substituir equipamentos no portão, exigem instalador profissional e dependem da aprovação de quem controla a entrada. Se você tem um apartamento, ou meia dúzia espalhados por condomínios diferentes, não é algo que dá para comprar só para os seus hóspedes, e bancar a troca de equipamento de um portão inteiro só para resolver os seus check-ins raramente compensa.

Como Abrir o Portão do Condomínio pelo Celular

A abordagem que funciona para anfitriões individuais parte de outro ponto. Ela não mexe na entrada do condomínio e aproveita o acesso que você já tem como morador. Se hoje o interfone do seu imóvel permite abrir o portão para uma visita, os seus hóspedes podem abrir esse mesmo portão pelo celular.

Um Toque no Check-in, Válido Só Durante a Reserva

Com a Host Smartly, a chegada de um hóspede funciona assim:

O hóspede nunca vê a senha dos moradores, e não há nada para redefinir entre uma reserva e outra. Quando a reserva termina, o acesso termina junto.

Funciona com a Entrada que o Condomínio Já Tem

O portão continua exatamente como está, e os moradores seguem usando as chaves, controles ou senhas de sempre. O seu interfone continua funcionando como sempre funcionou, porque a Host Smartly só acrescenta o acesso remoto. O dispositivo Smartly Intercom é compatível com a maioria dos sistemas de interfone comuns. Se tiver dúvida sobre o seu, a nossa equipe confirma a compatibilidade antes do pedido.

Nada Instalado no Portão

A instalação é feita inteiramente dentro do seu imóvel. Nada é parafusado na coluna do portão nem fixado em qualquer área comum ou pública. Para o condomínio, isso significa que você não está pedindo para alterar algo que é de todos. Para você, significa que não precisa esperar por um técnico nem por uma obra na entrada para começar.

O Síndico Vai Aceitar?

Essa costuma ser a primeira pergunta de quem tem aluguel por temporada em condomínio, e é a pergunta certa. Não podemos responder pelo seu condomínio, mas podemos mostrar o que costuma preocupar síndicos e administradoras e como o acesso automatizado responde a cada ponto.

Registro de Acessos, Limite de Horário e Revogação

O que preocupa o síndico é ter estranhos com acesso permanente. O acesso automatizado de hóspedes funciona justamente ao contrário:

• Limite de horário: só hóspedes com uma reserva ativa e válida conseguem abrir o portão, e apenas entre o check-in e o check-out.
• Revogação: você pode cortar o acesso de um hóspede a qualquer momento pelo seu painel.
• Registro de acessos: todas as aberturas ficam registradas, então você sabe quando a entrada foi aberta e em qual reserva.
• Nenhuma senha compartilhada: a senha dos moradores nunca sai das suas mãos, então não há nada para trocar quando um hóspede vai embora.

Se nos últimos dois anos você mandou a mesma senha para todos os hóspedes, agora vai ter uma resposta muito melhor quando o síndico perguntar quem anda entrando pelo portão.

Confira Antes as Regras do Seu Condomínio

Antes de configurar qualquer coisa, leia os documentos do condomínio (a convenção do condomínio e o regimento interno) e as atas da assembleia de condôminos sobre aluguel por temporada, hóspedes e visitantes. Procure:

• se o aluguel por temporada é permitido e se existe estadia mínima
• exigências de cadastro de visitantes, como informar com antecedência os nomes dos hóspedes ou as placas dos carros
• limites de número de hóspedes ou de veículos
• regras sobre quem pode ter senha, controle ou cartão do portão

Se algo não estiver claro, pergunte diretamente ao síndico ou à administradora e guarde a resposta por escrito. Este artigo não é aconselhamento jurídico, e a Host Smartly não deixa o seu anúncio em conformidade com as regras do seu condomínio. O que ela oferece é uma forma mais simples de cumpri-las.

Passar a Senha vs. Receber os Hóspedes vs. Sistemas Profissionais vs. Host Smartly

Os custos dos sistemas profissionais variam conforme o fornecedor e o local, por isso aparecem aqui em termos gerais. Os preços da Host Smartly são os da página de preços.

Do Que Você Precisa para Começar

O Dispositivo e o Custo

O acesso remoto ao portão faz parte do plano Premium: $4.90 por imóvel, por mês, mais um dispositivo Smartly Intercom de $39.90 por imóvel, com pagamento único. Tudo o que você precisa vem na caixa. O Premium começa com um teste grátis de 7 dias, e o plano Free (um imóvel, com formulários de check-in personalizados e FAQ personalizado para hóspedes) está disponível se você quiser testar primeiro a parte do check-in. Confira a página de preços para ver as opções mensais e anuais.

Tempo de Instalação

A maioria dos anfitriões deixa tudo funcionando em cerca de 15 minutos. Dentro do imóvel, você precisa de uma tomada perto do interfone e de conexão Wi-Fi; a sua conta Host Smartly orienta você no resto. Sem visita de técnico e sem obra. Se o dispositivo ficar offline, o interfone continua funcionando como hoje e você recebe uma notificação. Todos os detalhes estão na página de Acesso Remoto.

Combine com Formulários de Check-in e um FAQ para Hóspedes

O portão é só a primeira porta. Os formulários de check-in personalizados coletam documentos de identidade, horários de chegada e dados dos veículos antes da chegada, o que cobre as informações que o condomínio pode pedir para o cadastro de visitantes. Um FAQ personalizado para hóspedes responde ao que vem em seguida: qual é a sua vaga na garagem, onde fica a piscina, como chegar ao seu bloco depois de passar pelo portão principal. Se você trabalha com equipes de limpeza ou manutenção, a gestão de equipe mantém o trabalho organizado por imóvel.

Uma Observação sobre as Regras Locais

As regras do condomínio são uma camada; cidades e países acrescentam outra. Várias cidades europeias restringiram as caixas de chaves (lockboxes) nas entradas de prédios e em espaços públicos, e alguns países têm regras sobre como identificar os hóspedes. O nosso artigo sobre a proibição de lockboxes em Milão mostra como essas regras podem mudar rápido, e o panorama das proibições de lockboxes cobre outras cidades. Confirme o que vale na sua região antes de mudar a forma como os hóspedes entram. A Host Smartly oferece as ferramentas, mas não garante o cumprimento de nenhuma regulamentação específica.

Perguntas Frequentes: Acesso de Hóspedes em Condomínio Fechado

Você encontra mais respostas sobre instalação, preços e segurança na página de FAQ principal.

Resumindo

Se os hóspedes precisam passar por um portão compartilhado antes de chegar à sua porta, você não precisa de um sistema novo no portão nem de uma senha que passa de hóspede em hóspede. Se o seu imóvel já tem um interfone que abre a entrada, os hóspedes podem abri-la com um toque durante a reserva, e nada muda no portão. Confira as regras do condomínio, veja se o seu interfone é compatível e você pode deixar tudo funcionando na mesma tarde.