Gestione remota accessi Airbnb: far entrare gli ospiti
in condominio e nei residence

Girato in edifici reali: gli ospiti aprono il cancello del residence e i portoni comuni dal telefono, senza nulla installato sul cancello.

Accesso ospiti Airbnb in condominio: cosa cambia per l'host

Se il tuo annuncio si trova dietro un ingresso comune, l'ospite deve superare il cancello del residence o il portone su strada prima ancora di arrivare alla tua porta. La chiave del tuo appartamento ce l'hai tu, ma l'ingresso davanti è di tutti.

Di solito l'ingresso comune è di tre tipi:

• Cancelli perimetrali di residence, villaggi o complessi residenziali privati, spesso con tastierino o pulsantiera sia all'ingresso carrabile sia a quello pedonale.
• Portoni condominiali di palazzi e condomìni, che i residenti aprono con chiave, badge o codice.
• Ingressi gestiti dal condominio o dal consorzio, dove è l'amministrazione a decidere chi riceve codici, telecomandi o pass per i visitatori, e a volte c'è una portineria o un servizio di guardiania.

In tutti e tre i casi le regole di quell'ingresso le stabilisce la comunità, e qualsiasi soluzione per far entrare gli ospiti deve starci dentro. Per questo i consigli classici sul self check-in risolvono solo metà del problema: una serratura smart sulla porta di casa non serve a nulla a un ospite ancora fermo in strada.

Come fa oggi la maggior parte degli host, e perché non funziona

Cerca nei forum della Community di Airbnb come gestire il check-in in un condominio o in un residence con cancello e troverai sempre la stessa domanda, spesso senza una risposta utile. Nella pratica gli host ripiegano su una di queste tre soluzioni.

Dare il codice del cancello a ogni ospite

La via più semplice è incollare il codice dei residenti nel messaggio di check-in. Non costa nulla e funziona dal primo giorno. I problemi arrivano dopo. Il codice finisce in decine di vecchie chat e screenshot, e chi ha già soggiornato da te può continuare a usarlo. I vicini notano facce sconosciute e cominciano a chiedere chi ha il codice. Se dopo una lamentela l'amministratore lo cambia, il prossimo ospite arriva con un numero che non funziona più. E alcuni regolamenti condominiali vietano espressamente ai residenti di comunicarlo a terzi.

Andare ad accogliere gli ospiti al cancello

Accogliere ogni ospite di persona è affidabile, ma non regge quando le prenotazioni aumentano. I voli atterrano in ritardo e un arrivo previsto alle 15 diventa alle 23. Se abiti lontano dall'immobile finisci per pagare qualcuno in zona, e quando quella persona non può, l'ospite resta ad aspettare fuori. Un cliente di Host Smartly ci ha descritto proprio questa situazione prima di passare a noi: dipendeva da un aiutante del posto per aprire il cancello, a volte perdeva prenotazioni quando quella persona non era disponibile, e per quell'aiuto spendeva più di quanto oggi gli costi il software.

Sistemi di controllo accessi professionali, pensati per i gestori e non per il singolo host

Molti dei primi risultati di ricerca sull'apertura automatica dei cancelli arrivano da aziende di controllo accessi. I loro prodotti fanno molto: tastierini gestiti in cloud, lettori di badge, portali per la gestione dei visitatori. Però sono pensati per chi possiede l'ingresso, di solito una società di gestione immobiliare o il condominio stesso. In genere aggiungono o sostituiscono l'hardware sul cancello, richiedono un installatore professionista e l'approvazione di chi controlla l'ingresso. Se hai un solo appartamento, o pochi immobili sparsi in condomìni diversi, non è qualcosa che puoi comprare per i tuoi ospiti, e rifare un intero cancello per sistemare i tuoi check-in raramente ha senso.

Gestione remota accessi Airbnb: come funziona per gli ospiti

La soluzione adatta al singolo host parte da un'altra idea: lasciare com'è l'ingresso comune e sfruttare l'accesso che hai già come residente. Se oggi il citofono del tuo appartamento ti permette di aprire l'ingresso ai visitatori, i tuoi ospiti possono aprire lo stesso ingresso dal telefono. In pratica è l'apertura del cancello condominiale da remoto, senza toccare il cancello.

Un tap durante il check-in, valido solo per la durata della prenotazione

Con Host Smartly, l'arrivo di un ospite funziona così:

L'ospite non vede mai il codice dei residenti e tra una prenotazione e l'altra non c'è nulla da reimpostare. Quando finisce il soggiorno, finisce anche l'accesso.

Funziona con l'ingresso che il condominio ha già

Il cancello resta esattamente com'è e i residenti continuano a usare chiavi, badge o codici come prima. Anche il tuo citofono condominiale funziona come ha sempre fatto, perché Host Smartly si limita ad aggiungere l'accesso remoto. Il dispositivo Smartly Intercom è compatibile con quasi tutti i citofoni standard. Se non sei sicuro del tuo, il team ti conferma la compatibilità prima dell'ordine.

Nulla installato sul cancello

L'installazione avviene interamente dentro il tuo appartamento. Niente viene fissato al pilastro del cancello né a superfici comuni o pubbliche. Per il condominio significa che non stai chiedendo di modificare una parte comune. Per te significa niente attese per un tecnico o per una modifica all'ingresso prima di poter partire.

L'amministratore e il condominio saranno d'accordo?

È quasi sempre la prima domanda di chi affitta in un condominio o in un residence, ed è quella giusta. Non possiamo rispondere al posto del tuo condominio, ma possiamo mostrarti cosa interessa di solito ad amministratori e assemblee e come l'accesso automatico risponde a ciascun punto.

Registro accessi, limiti di tempo e revoca

Quello che preoccupa di più un condominio sono gli estranei con un accesso permanente. L'accesso automatico degli ospiti funziona al contrario:

• Limiti di tempo: solo gli ospiti con una prenotazione attiva e valida possono aprire il cancello, e solo tra check-in e check-out.
• Revoca: puoi revocare l'accesso di un ospite in qualsiasi momento dalla tua dashboard.
• Registro accessi: ogni apertura viene registrata, così sai quando è stato aperto l'ingresso e per quale prenotazione.
• Nessuna credenziale condivisa: il codice dei residenti non esce mai dalle tue mani, quindi dopo la partenza di un ospite non c'è nulla da cambiare.

Se negli ultimi due anni hai mandato lo stesso codice a ogni ospite, ora hai una risposta molto più solida quando l'amministratore ti chiede chi entra dal cancello.

Prima di tutto, leggi il regolamento condominiale

Prima di installare qualsiasi cosa, leggi il regolamento condominiale (e, nei residence, l'eventuale regolamento del consorzio o del supercondominio) insieme a eventuali regole interne su affitti brevi, ospiti e visitatori. Verifica in particolare:

• se gli affitti brevi sono ammessi e se è prevista una durata minima del soggiorno
• eventuali obblighi di registrazione dei visitatori, come comunicare in anticipo i nomi degli ospiti o le targhe dei veicoli
• limiti al numero di ospiti o di veicoli
• regole su chi può avere codici, badge o telecomandi del cancello

Se qualcosa non è chiaro, chiedi direttamente all'amministratore di condominio e fatti dare la risposta per iscritto. Questo articolo non è una consulenza legale e Host Smartly non rende il tuo annuncio conforme al regolamento del condominio. Ti offre però un modo più ordinato per rispettarlo.

Codice condiviso, accoglienza di persona, sistemi professionali o Host Smartly

I costi dei sistemi professionali variano in base a fornitore e sito, quindi sono descritti in termini generali. I prezzi di Host Smartly sono quelli della pagina prezzi.

Cosa serve per iniziare

Il dispositivo e il costo

L'apertura remota del cancello fa parte del piano Premium: $4.90 al mese per immobile, più un dispositivo Smartly Intercom da $39.90 una tantum per ogni immobile. Nella confezione trovi tutto il necessario. Il Premium parte con una prova gratuita di 7 giorni, e se vuoi provare prima la parte di check-in c'è il piano Free (un immobile, con moduli di check-in personalizzati e FAQ personalizzate per gli ospiti). Le opzioni mensili e annuali sono sulla pagina prezzi.

Tempi di installazione

La maggior parte degli host è operativa in circa 15 minuti. Nel tuo appartamento servono una presa di corrente vicino al citofono e una connessione WiFi; per il resto ti guida il tuo account Host Smartly. Nessun tecnico, nessun lavoro in muratura. Se il dispositivo va offline, il citofono continua a funzionare come oggi e ricevi una notifica. Tutti i dettagli sono nella pagina Accesso Remoto.

Abbinalo ai moduli di check-in e alle FAQ per gli ospiti

Il cancello è solo la prima porta. I moduli di check-in personalizzati raccolgono prima dell'arrivo documenti, orari di arrivo e dati del veicolo, cioè le informazioni che un condominio può chiederti di registrare per i visitatori. Le FAQ personalizzate per gli ospiti rispondono a quello che viene dopo: qual è il tuo posto auto, dov'è la piscina, come trovare la tua palazzina una volta superato il cancello principale. Se lavori con addetti alle pulizie o alla manutenzione, la gestione dello staff tiene organizzato il loro lavoro immobile per immobile.

Una nota sulle regole locali

Il regolamento condominiale è un primo livello; città e Stati ne aggiungono un altro. Diverse città europee hanno limitato le cassette portachiavi sugli ingressi degli edifici e nello spazio pubblico, e in alcuni Paesi esistono regole su come vanno identificati gli ospiti. Il nostro articolo sul divieto delle cassette chiavi a Milano mostra quanto in fretta queste regole possano cambiare, e la panoramica sui divieti delle cassette chiavi copre altre città. Verifica cosa vale nella tua zona prima di cambiare il modo in cui fai entrare gli ospiti. Host Smartly ti dà gli strumenti, ma non garantisce la conformità a nessuna normativa specifica.

Domande frequenti sull'accesso degli ospiti in condominio

Altre domande su installazione, prezzi e sicurezza trovano risposta nella pagina FAQ principale.

In breve

Se gli ospiti devono superare un cancello comune prima di arrivare alla tua porta, non ti serve un nuovo impianto per il cancello né un codice che passa da un ospite all'altro. Se il tuo appartamento ha già un citofono che apre l'ingresso, gli ospiti possono aprirlo con un tap durante la prenotazione, e sul cancello non cambia nulla. Controlla il regolamento del condominio, verifica che il tuo citofono sia compatibile e puoi essere operativo già nel pomeriggio.