Accès voyageurs Airbnb en résidence fermée : ouvrir le portail
sans être sur place

Filmé dans de vrais immeubles : les voyageurs ouvrent le portail de la résidence et les portes communes depuis leur téléphone, sans rien d'installé sur le portail.

Accès voyageurs en résidence fermée : ce que cela change pour un hôte Airbnb

Si votre logement se trouve derrière une entrée commune, votre voyageur doit franchir le portail de la résidence ou la porte de l'immeuble avant même d'atteindre votre porte. Vous avez la clé de votre appartement, mais l'entrée qui y mène appartient à tout le monde.

Cette entrée commune prend en général l'une de ces trois formes :

• Le portail d'une résidence fermée ou d'un lotissement privé, souvent équipé d'un digicode ou d'une platine de rue aux entrées piétonne et véhicules.
• La porte d'entrée d'une copropriété ou d'un immeuble, que les résidents ouvrent avec une clé, un badge ou un code.
• Les accès gérés par le syndic ou l'association syndicale, qui décide qui reçoit codes, badges ou autorisations de visite, et qui emploie parfois un gardien à l'entrée.

Dans les trois cas, ce sont les résidents qui fixent les règles de cette entrée, et votre façon de faire entrer les voyageurs doit s'y plier. C'est pour cela que les conseils habituels sur le check-in autonome ne règlent que la moitié du problème. Une serrure connectée sur la porte de votre appartement ne sert à rien à un voyageur encore planté sur le trottoir.

Comment la plupart des hôtes s'en sortent aujourd'hui, et pourquoi ça coince

Cherchez « check-in résidence fermée » sur les forums de la communauté Airbnb : la même question revient sans cesse, souvent sans réponse utile. Dans les faits, les hôtes se rabattent sur l'une de ces trois solutions de fortune.

Donner le code du portail à chaque voyageur

Le plus simple, c'est de coller le code des résidents dans votre message d'arrivée. Ça ne coûte rien et ça marche dès le premier jour. Les ennuis viennent après. Le code traîne désormais dans des dizaines d'anciennes conversations et de captures d'écran, et les anciens voyageurs peuvent toujours s'en servir. Les voisins remarquent des visages inconnus et commencent à demander qui a le code. Si le syndic le change après une plainte, votre prochain voyageur arrive avec un code qui ne fonctionne plus. Et certains règlements interdisent tout simplement aux résidents de communiquer le code.

Accueillir les voyageurs au portail

Accueillir chaque voyageur en personne, c'est fiable, mais ça ne suit pas quand l'activité grandit. Les vols arrivent en retard et une arrivée prévue à 15 h devient une arrivée à 23 h. Si vous habitez loin du logement, vous finissez par payer quelqu'un sur place, et le jour où cette personne ne peut pas venir, le voyageur attend dehors. Un client de Host Smartly nous a décrit exactement cette situation avant de changer de méthode : il dépendait d'une personne sur place pour ouvrir le portail, perdait parfois des réservations quand elle n'était pas disponible, et payait cette aide plus cher que ce que lui coûte aujourd'hui le logiciel.

Les systèmes de contrôle d'accès professionnels, pensés pour les gestionnaires, pas pour les hôtes

Une bonne partie des premiers résultats de recherche sur l'ouverture automatique de portail renvoie vers des éditeurs de contrôle d'accès professionnel. Leurs produits font beaucoup de choses : claviers pilotés dans le cloud, lecteurs de badges, portails de gestion des visiteurs. Mais ils sont conçus pour celui à qui appartient l'entrée, en général un syndic, un gestionnaire immobilier ou le conseil syndical. Ils ajoutent ou remplacent le plus souvent du matériel au portail, demandent l'intervention d'un installateur professionnel et l'accord de ceux qui gèrent l'entrée, souvent via un vote en assemblée générale. Si vous possédez un seul logement, ou quelques-uns répartis dans différentes résidences, ce n'est pas quelque chose que vous pouvez acheter pour vos seuls voyageurs, et rééquiper tout un portail pour régler vos propres arrivées a rarement du sens.

Comment fonctionne l'ouverture du portail à distance pour vos voyageurs

L'approche qui convient aux hôtes particuliers part d'ailleurs. Elle ne touche pas à l'entrée de la résidence et s'appuie sur l'accès dont vous disposez déjà en tant que résident. Si l'interphone de votre logement vous permet aujourd'hui d'ouvrir l'entrée commune à vos visiteurs, vos voyageurs peuvent ouvrir cette même entrée depuis leur téléphone.

Un geste au moment du check-in, limité à la durée du séjour

Avec Host Smartly, l'arrivée d'un voyageur se déroule ainsi :

Le voyageur ne voit jamais le code des résidents, et il n'y a rien à réinitialiser entre deux réservations. Quand le séjour se termine, son accès aussi.

Compatible avec l'entrée dont votre résidence dispose déjà

Le portail reste exactement tel qu'il est, et les résidents continuent d'utiliser leurs clés, badges ou codes comme avant. Inutile de remplacer votre appareil par un interphone connecté : le vôtre fonctionne comme il l'a toujours fait, Host Smartly y ajoute simplement l'accès à distance. Le boîtier Smartly Intercom est compatible avec la quasi-totalité des interphones standards. En cas de doute sur le vôtre, l'équipe vérifie la compatibilité avant votre commande.

Rien d'installé sur le portail

Tout se passe à l'intérieur de votre logement. Rien n'est vissé sur le pilier du portail ni fixé sur une partie commune ou sur la voie publique. Pour la copropriété, cela veut dire que vous ne demandez pas à modifier un bien qui appartient à tous. Pour vous, cela veut dire pas d'artisan à attendre ni de travaux sur l'entrée commune avant de pouvoir démarrer.

Votre syndic ou votre copropriété sera-t-il d'accord ?

C'est souvent la première question des hôtes en copropriété, et c'est la bonne. Nous ne pouvons pas y répondre à la place de votre résidence, mais nous pouvons vous montrer ce qui compte en général pour un conseil syndical et comment l'accès automatisé répond à chaque point.

Historique des accès, durée limitée et révocation

Ce qui inquiète un conseil syndical, ce sont des inconnus qui gardent un accès permanent. L'accès automatisé des voyageurs fonctionne exactement à l'inverse :

• Durée limitée : seuls les voyageurs qui ont une réservation active et valide peuvent ouvrir le portail, et seulement entre l'arrivée et le départ.
• Révocation : vous pouvez retirer l'accès d'un voyageur à tout moment depuis votre tableau de bord.
• Historique : chaque accès est enregistré, vous savez donc quand l'entrée a été ouverte et pour quelle réservation.
• Aucun code partagé : le code des résidents ne sort jamais de vos mains, il n'y a donc rien à changer après le départ d'un voyageur.

Si vous envoyez le même code à tous vos voyageurs depuis deux ans, vous aurez une bien meilleure réponse le jour où le conseil syndical demandera qui passe par le portail.

Vérifiez d'abord le règlement de votre résidence

Avant de mettre quoi que ce soit en place, relisez vos documents de référence (règlement de copropriété, cahier des charges du lotissement ou statuts de l'association syndicale) ainsi que le règlement intérieur sur la location courte durée, les voyageurs et les visiteurs. Cherchez notamment :

• si la location courte durée est autorisée, et s'il existe une durée minimale de séjour
• les obligations de déclaration des visiteurs, comme le nom des voyageurs ou les plaques d'immatriculation à l'avance
• les limites sur le nombre de voyageurs ou de véhicules
• les règles sur qui peut détenir codes, badges ou télécommandes

Si un point n'est pas clair, posez directement la question au conseil syndical ou au syndic, et gardez leur réponse par écrit. Cet article ne constitue pas un conseil juridique, et Host Smartly ne rend pas votre annonce conforme au règlement de votre copropriété. Ce que l'outil vous apporte, c'est une façon plus propre de le respecter.

Code partagé, accueil en personne, système professionnel ou Host Smartly ?

Le coût des systèmes professionnels varie selon l'éditeur et la résidence, d'où une description générale. Les prix Host Smartly sont ceux de la page tarifs.

Ce qu'il vous faut pour démarrer

Le boîtier et le coût

L'ouverture du portail à distance fait partie de l'offre Premium : $4.90 par logement et par mois, plus un boîtier Smartly Intercom à $39.90, payé une seule fois pour chaque logement. Tout le nécessaire est fourni dans la boîte. Premium démarre par un essai gratuit de 7 jours, et l'offre Free (un logement, avec formulaires de check-in et FAQ voyageurs personnalisés) vous permet de tester d'abord la partie check-in. Consultez la page tarifs pour les formules mensuelles et annuelles.

Temps d'installation

La plupart des hôtes sont opérationnels en 15 minutes environ. Dans votre logement, il vous faut une prise électrique près de l'interphone et une connexion WiFi ; votre compte Host Smartly vous guide pour le reste. Pas de technicien à faire venir, pas de travaux. Si le boîtier se retrouve hors ligne, votre interphone continue de fonctionner comme aujourd'hui et vous recevez une notification. Tous les détails sont sur la page Accès à distance.

À combiner avec les formulaires de check-in et une FAQ voyageurs

Le portail n'est que la première porte. Les formulaires de check-in personnalisés recueillent pièces d'identité, heures d'arrivée et informations sur le véhicule avant l'arrivée, de quoi couvrir ce qu'une résidence peut vous demander de déclarer pour vos visiteurs. Une FAQ voyageurs personnalisée répond à la suite : quelle place de parking est la vôtre, où se trouve la piscine, comment trouver votre bâtiment une fois le portail franchi. Et si vous travaillez avec des équipes de ménage ou de maintenance, la gestion du personnel organise leur travail logement par logement.

Un mot sur la réglementation locale

Le règlement de la résidence n'est qu'un premier niveau ; les villes et les pays en ajoutent un second. Plusieurs villes européennes ont restreint les boîtes à clés sur les entrées d'immeuble et l'espace public, et certains pays encadrent la façon dont les voyageurs doivent être identifiés. Notre article sur l'interdiction des boîtes à clés à Milan montre à quelle vitesse ces règles peuvent évoluer, et notre tour d'horizon des interdictions de boîtes à clés couvre d'autres villes. Vérifiez ce qui s'applique chez vous avant de changer la façon dont vos voyageurs entrent. Host Smartly vous donne les outils, mais ne garantit la conformité à aucune réglementation en particulier.

Questions fréquentes : accès voyageurs en résidence fermée

Vous trouverez d'autres réponses sur l'installation, les tarifs et la sécurité dans notre page FAQ.

En bref

Si vos voyageurs doivent franchir un portail commun avant d'arriver à votre porte, vous n'avez besoin ni d'un nouveau système d'accès, ni d'un code qui passe de voyageur en voyageur. Si votre logement a déjà un interphone qui ouvre l'entrée, vos voyageurs peuvent l'ouvrir d'un geste pendant leur séjour, sans que rien ne change au portail. Vérifiez le règlement de votre résidence, faites confirmer la compatibilité de votre interphone, et votre check-in autonome en copropriété peut fonctionner dès l'après-midi même.